De Publieke Opdrachtgever 3.0

De Kristal Compagnie White Paper ‘De Publieke Opdrachtgever 3.0’ wordt op aanvraag gratis toegestuurd. Stuurt u hiertoe een mailtje aan info@kristalcompagnie.nl met uw naam en adres. Hieronder de samenvatting van dit document.

Samenvatting

Deze White Paper ‘De Publieke Opdrachtgever 3.0’ is een verslag van de zoektocht van de auteur, Wim van der Weijden, naar een betere invulling van het ambt van de publieke, ambtelijk opdrachtgever bij grote, complexe waterbeschermingsopgaves uit het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP-2). Deze zoektocht beslaat een vijftal jaren, waarbij hij de functie programmamanager /publiek, ambtelijk opdracht­gever vervulde bij 3 Waterschappen. Hij begon in dit werkveld met een ruime ervaring uit de commerciële sector, en daarmee met de blik van de nieuwkomer die zich oprecht verwondert over hoe sommige zaken gaan in overheidsland. Hierbij deed zich ook geregeld een ‘deja vu’ voor. Het resultaat zijn diverse nieuwe inzichten (“leerpunten”) die in de praktijk heel goed bleken te werken. Daarover gaat dit document. Geen ‘handboek soldaat’ voor publieke, ambtelijk opdrachtgevers, maar wel belangrijke leerpunten die hen aan het denken moeten zetten.

Een eerste, belangrijke vaststelling is dat de functie van publiek, ambtelijk opdrachtgever geen bijbaan –laat staan een erebaantje- is. Alle touwtjes van een project komen bij de opdrachtgever samen en die kan daarom het resultaat maken of breken. Dit vereist een brede set competenties en veel ervaring, maar ook moed en een zeer pro-actieve houding, zeker in deze tijd van verandering in de uitvoering en contractering. De algemene tendens is dat we van inspanningsverplichting naar resultaatverplichting gaan. Auteur onderscheidt in dit spectrum 4 verschillende niveau’s en daarmee 4 verschillende ‘spelvormen’ die op de juiste manier gespeeld moeten worden. Hij pleit voor een zeer bewuste keuze van de beste spelvorm voor elke opgave, ook afhankelijk van welke spelvormen de organisaties van de opdrachtgever en opdrachtnemer daadwerkelijk aankunnen. Het effectief sturen, cq. gestuurd worden, ‘op afstand’ is bijvoorbeeld een kunst die niet iedereen beheerst.

Als korte samenvatting geven we de lezer de volgende selectie van leerpunten mee:

  • Blijf als opdrachtgever op je eigen niveau acteren, maar zorg ervoor dat je wel precies weet hoe de zaak ervoor staat door “lateraal” naar risico’s te kijken.
  • “Hou je handen vrij” door je niet te committeren aan een bepaalde technische oplossing /innovatie en laat de directe projectrisico’s bij het projectteam.
  • Wees je bewust van mogelijke “Zwarte Zwanen”, de onwaarschijnlijk geachte risico’s met een heel grote impact. Dát zijn de risico’s waar een opdrachtgever over kan struikelen. Ga slim om met risicoreserveringen.
  • Een significante versnelling in HWBP projecten is mogelijk door parallel schakelen tijdens de overgang van de planvormingsfase naar de uitvoeringsfase. Weeg de risico’s wel goed af en dek het ontstane voorfinancierings­risico.
  • Gedoe komt er altijd in projecten. Schrik daar dus niet van maar los het adequaat en snel op. Geen besluit is vrijwel altijd erger dan een gecalculeerd besluit op basis van onvolledige informatie.
  • Laat grote projecten ook vanaf het begin groot zijn.
  • Zorg voor een goede inbedding in de staande organisatie en hou de aandacht vast. Draag bijvoorbeeld bij aan een HRM strategie om de organisatie, en haar projecten, nu en later te voorzien van de juiste mensen. Zorg ook dat de project management en inkoopregels van de organisatie goed op elkaar aansluiten.

Tot slot wensen we u, na lezing van dit document, zeer succesvolle projecten toe!